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職場環境改善

テレワーク下でメンバーの不調に気づくためのポイントとコミュニケーション上の工夫

テレワーク下ではお互いが離れた場所で勤務するため、毎日顔を合わせている出社時と比べると、管理職がメンバーの<いつもとの違い>を察することが難しく、メンバーのメンタルヘルス不調を早期に把握することは容易ではありません。

本記事では<勤怠>や<仕事ぶり>などから管理職がメンバーの<いつもとの違い>に気が付き、早めのフォローに繋げるためのポイントを解説いたします。また、<いつもとの違い>を察知する上で重要となるコミュニケーション方法についてもご紹介いたします。

あくまでも社員一人ひとりのセルフケア意識が重要

メンバーの不調を察知するためには、管理職によるメンバーへのフォローが重要です。しかしながら、どれだけ管理職が注意を払ってフォローをしていても、メンバーの言動・行動から明確なサインがみられず、メンタルヘルス不調になってしまうこともあります。

そのため、理想としては、先にセルフケア研修や健康情報の提供を行い、社員一人ひとりが自身の心と体の健康を自律的にケアできるように教育・啓発し、健康管理に努める必要性を周知することが重要です。

そうした施策を実施した上で、管理職向けのメンタルヘルス研修を行う、相談窓口を設置するなどし、体制を整備できると良いでしょう。

業務で多忙な管理職が、メンバーの健康状態まで完全に把握することは困難であるため、あくまでも社員一人ひとりのセルフケアの意識が重要であるということを念頭に置いておいてください。

メンバーの<いつもとの違い>に気が付くためのポイント

ここからは、管理職が特にテレワーク下において、メンバーの<いつもとの違い>に気が付くための具体的なポイントについてみていきます。

気になる点がある場合は、面談などによりメンバーの業務状況・健康状態を把握し、業務軽減などの職場環境改善の検討や、必要に応じて人事スタッフ・産業保健スタッフとの連携も視野に入れてください。

<勤怠>

・突発的な勤怠の変更が増える
・理由もなく残業時間が増える

<仕事ぶり>

・以前に比べてアウトプットに非常に時間がかかっている
・スケジューラーに予定を入れなくなった

<コミュニケーション>

・始業・終業の報告が漏れる
・Web会議で元気がない、発言しなくなった
・Web会議の画面をオフにすることが増えた

また、以下の条件に該当する方は、悩みを抱えていても相談がしづらかったり、ストレスがかかりやすい環境・状態にあることが想定されます。意識的にフォローの頻度を高めることをお勧めいたします。

・1人暮らし
・新入社員
・中途入社して日が浅い
・異動したばかり
・長時間労働になりがち
・メンタル不調で休務歴がある など

テレワーク下でのメンバーとのコミュニケーション上の工夫

ここまでメンバーの<いつもとの違い>に気が付くためのポイントについて述べてきましたが、その変化を察知するためには、日頃からコミュニケーションを取り、相手の様々な側面を知っておくことが大切です。

以下に、テレワーク下でのメンバーとのコミュニケーションについてご紹介いたします。

ご紹介する方法が正解というわけではなく、関係性や環境によって理想的なコミュニケーションのあり方は変わりますので、参考としてご一読ください。

1on1面談

先日の記事でもご紹介しましたが、1対1の面談形式でメンバーと直接コミュニケーションを図ることは、業務状況や健康状態を把握する上で非常に有効な手段です。

ある会社では、「面談・相談をしたいが、メンバーから上司に依頼することは、心理的なハードルが高い」という声もあったため、<月1回の上司との面談>を組織のルールとしているそうです。

1on1面談の具体的な方法については上記リンク先の記事をご参照ください。

業務報告の返信に一言加える

テレワーク下での始業や就業の際に、メンバーから上司へ、メールやチャットなどで連絡を入れることをルールとしている組織もあると思います。

メンバーからの連絡に上司から返信をする際、「本日もよろしくお願いします」「お疲れさまでした」というワンフレーズで終わらせるのではなく、もう一言つけ加えてみてはいかがでしょうか。

「本日のプレゼンの内容は分かりやすかったですよ」といった業務に関連することや、「最近は寒暖差が激しいので、お互い体調管理に気を付けましょう」など気候に関連することでも、特別な制約はありません。

ポイントは、「あなたのことを気にかけているよ」というサインが伝わることです。

いつもよりも丁寧な口調で会話する

オンライン上の会話では、表情は見えるものの、声のトーン、ジェスチャー等のノンバーバル(非言語的)なメッセージが対面時に比べて伝わりづらく、言葉そのものから伝わるニュアンスが高まります。

また現在は、出社をしていてもマスクを着用しているため、お互いに顔全体の表情を見ることができません。

これまでと同じような口調で話しても、言葉そのものをストレートに受け止められてしまったり、意図が伝わらず不安に感じられてしまう可能性があります。

そのため、これまでよりも意識的に丁寧な口調で会話することを心掛けてみてください。

当社では、テレワークを前提としたラインケア・セルフケア研修サービスも提供しております。
ご興味がございましたらお気軽にお問い合わせください。

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