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メンタルケア
【テレワーク下でのラインケア】1on1ミーティングのポイント
新型コロナウイルスの影響によりテレワークとなり、メンバーの健康状態の把握に課題を感じていらっしゃる人事・産業保健スタッフの皆さまも多いのではないでしょうか。テレワーク下では、毎日顔を合わせている出社時と比べると、メンバーの＜いつもとの違い＞を察することが難しく、メンタル不調に気づくことは容易ではありません。
＜勤怠＞＜仕事のパフォーマンス＞など変化に気づくポイントはありますが、やはり直接のコミュニケーションによる把握が重要です。そのため、現場の管理職によるラインケアが不可欠になります。
本記事では、メンバーとの面談を通じて健康状態を把握するポイントを解説するとともに、オンライン会議システムを用いた面談の注意点・ポイントについても触れていきます。
なお、「面談」というと「評価面談」等が連想され、やや固いイメージがあるため、以降「1on1」と記載いたします。
実施頻度／時間
コミュニケーションを定期的にとり、普段の状態を把握しているからこそ、心身の不調の変化に気づくことができます。月1回、1回あたり15～20分程度の1on1を継続して行うと効果的です。
年次や役割に合ったコミュニケーションの取り方がありますので、メンバー全員と一律の頻度で1on1を実施する必要はありません。「お互いに」ストレスがなく、監視や放置と思われない頻度を探ってみてください。
また、既にメンバーとの定期的なミーティングの場を設定している場合は、ラインケアを目的とした1on1の時間を新たに設定せず、次のパートで示す項目のいくつかをミーティングの中で確認いただく形でも構いません。
1on1の中で確認する内容
ここからは1on1の中で具体的に確認する内容についてみていきます。
業務遂行
集中して業務を行うことができているか、部門内・関係組織とは円滑に連携できているか、困ったことがあればすぐに相談をできているか等、業務遂行する上での基本的な事項を確認します。
勤怠
直近の勤務状況を確認し、気になる点があれば確認します。残業がある程度発生することは仕方がないことですが、恒常化しているようであれば、仕事をコントロールできていない可能性がありますので、業務量調整を図るなどのフォローが必要になります。
また、突発的な休暇申請・勤務時間の変更が散見される場合も、体調不良のサインの可能性もあるので、1on1の際に確認してみてもよいでしょう。
心身の健康
体調に問題はないか、健康に不安を感じたときに相談できる相手はいるか、個別の配慮（通院・育児・介護等）が必要か等を確認します。身近に相談できる人や場がないときは、人事・産業保健スタッフ等、社内の相談窓口があることを伝え、一人で抱え込まないように部下の不安に寄り添うことも重要です。
オンライン会議システムを用いた面談の注意点・ポイント
負担の少ないオンラインコミュニケーションを実現するための注意点・ポイントです。
管理職からも自己開示することで距離を縮める
管理職自身も、これまでテレワークで働いた経験が少なく、戸惑いながら今の環境に適応していっているケースも多いはずです。管理職からメンバーに対して、「テレワークが続いて腰が痛くて困っているんだよね」「リフレッシュ目的で昼休憩の散歩を始めたよ」等、自己開示できると心理的な距離が縮まる効果が期待できます。メンバーからしてみると「上司も自分と同じようにこの環境下で試行錯誤しているのだな」と、思えることで、上司の存在を身近に感じることができます。
適度な自己開示により良好な関係を築くことで、継続的な1on1の実施がスムーズになり、問題の早期発見につなげることができます。
相手から見た自身のイメージを意識する
カメラ位置が低く、上からのぞきこむような形になると、立場によっては相当な圧迫感を相手に与えてしまいます。スタンドなどを用いてカメラの位置を上げると、対面でのコミュニケーションと近い目線の高さにすることができます。
また、ややカメラから離れてジェスチャーまで映り込むようにする、照明で周りを明るくして暗いイメージを持たせないようにする、といった工夫も有効です。
否定的な表現を避ける
オンライン上の会話では声のトーン、ジェスチャー等のノンバーバル（非言語的）なメッセージが対面時に比べて伝わりづらく、言葉そのものから伝わるニュアンスが高まります。
「でも…」「だけど…」等の否定的な表現は、対面時であればノンバーバルな要素と一緒に伝えることができたので、受け手はそこまで気にしませんでした。一方、オンライン上の会話の場合、ノンバーバルな情報が不足するため、「でも…」「だけど…」等の言葉そのものがクローズアップされてしまいます。
否定的なニュアンスを受け取ったメンバーは「理解や共感が得られなかった」と感じてしまい、次第に本音で話さなくなってしまう可能性があります。円滑なコミュニケーションが阻害されてしまう懸念があるため、注意したい点です。
言葉のクセをすぐに修正することは難しいですが、少しずつ意識して、「たしかにそういうこともあるかもしれないね。でも～」「それはそうだね。だけど～」のように、まず肯定の言葉から始める工夫をされてみてはいかがでしょうか。
当社では、テレワークを前提としたラインケア・セルフケア研修サービスも提供しております。
ご興味がございましたらお気軽にお問い合わせください。